HR transitie

Mijn visie op HR. 

HR is de belangrijkste functie binnen het bedrijf! Zonder personeel heb je namelijk geen organisatie. HR heeft ook vaak het grootste budget. Kijk alleen maar naar de loonsom. En dan heb ik het nog niet over alle andere zaken zie we ook allemaal willen regelen om lekker te kunnen blijven ondernemen. Met mensen die de juiste competenties hebben om de functies en rollen uit te oefenen, die lekker in hun vel zitten en willen werken waar de gewaardeerd worden en de cultuur top is. 

Ik krijg vaak de vraag hoeveel medewerkers hebben we nodig voor een goede HR organisatie. Mijn vraag is, wat vind je belangrijk? Hoe denk jij over je medewerkers, zijn ze belangrijk voor je? 

Laats zag ik een vacature bij een bedrijf voor de functie van HR Directeur. Het bleek om een bedrijf te gaan wat al langer bestaan. Het bedrijf heeft 80 medewerkers en 4 medewerkers op HR! Wat? 

Met de HR directeur zouden dat dan 5 medewerkers zijn. Meteen gaat er dan bij mij van alles door mijn hoofd.

OK? Wat is de cultuur van de organisatie? Waar ligt het people management, duidelijk niet bij de leidinggevenden lijkt mij. Of zijn dit alleen maar administratieve ondersteuners in het HR team? En als het alleen maar administratief medewerkers zijn, met welk systeem werken ze dan of hebben ze geen systeem en doen ze de hele administratie in excel. Houden ze continue lijstjes bij?

Hebben ze heel ingewikkelde arbeidsvoorwaarden en veeleisend personeel? Heeft bijvoorbeeld iedereen een leaseauto en mag iedereen dan zelf die auto uitzoeken, of allerlei andere speciale secundaire arbeidsvoorwaarden en speeltjes, die allemaal verzorgt moeten worden door HR?  

Of hebben ze bijvoorbeeld de HR functies gespecialiseerd? Bijvoorbeeld, iemand die zich volledig op de administratie richt, de ander zich alleen met werving en selectie bezig houdt, de 3e zich alleen met Learning & Development en dan nog een Business Partner voor de Managers ofzo? Dat zou betekenen dat ze heel veel aandacht aan hun mensen geven, veel in hen investeren en de juiste randvoorwaarden willen scheppen voor hun medewerkers en daarmee dus een goede werkgever zijn. Of zijn het 4 parttime medewerkers en gaat het om 2 FTE? Of functioneren al die medewerkers niet voldoende, maar neemt niemand de beslissing om het moeilijke gesprek te voeren en managet iedereen een beetje erom heen. Moet die nieuwe HR directeur de boel opruimen. Er zijn vele mogelijkheden.

Hoe dan ook, ik vind 4 medewerkers op 80 mensen een beetje te veel. Als de randvoorwaarden goed zijn; je hebt het juiste HR systeem, managers hebben Management Self Service en medewerkers hebben Employee Self Service, het people management wordt gewoon door de leidinggevenden gedaan. Het personeelsbeleid is goed neergelegd en de processen zijn duidelijk omschreven. De cultuur is ok en dus heb je ook geen retentie probleem, Mensen nemen hun verantwoordelijkheid, en men werkt niet allemaal halve dagen dan heb je echt geen 4 medewerkers op HR nodig om een clubje van 80 medewerkers tevreden te houden.

Weg met P&O!

We zijn niet slechts administratieve uitvoerders. Het gaat niet alleen om het maken van arbeidscontracten en bijhouden van de personeelsgegevens in een systeem. Organisaties die zo tegen HR aankijken, die laten de HR Manager, Directeur of hou je het ook wilt noemen rapporteren aan de CFO. Het gaat dan meer om de salarisadministratie en misschien nog het begeleiden van ziekte gevallen, maar met Strategisch Human Resources Management heeft het niets te maken.

Outsource de payroll naar een expert. 

Je hoeft echt niet alles zelf te doen. Ga niet zelf zitten klussen. Die ene medewerker op de salarisadministratie kan ook nog eens ziek worden of op een andere manier uitvallen. Als je de payroll belegd bij een gerenommeerde partij als  SD Worx of ADP, dan wordt je ontzorgt en zorg je tevens dat je compliant blijft met de arbeids- en sociale wetgeving

HR Systeem

Een modern HR systeem is cruciaal voor een gezonde organisatie. Dit is de basis en met een goed systeem creëer je ongelofelijk veel efficiency, het is daarom heel erg belangrijk om een goed systeem aan te schaffen die past bij jouw organisatie en de ontwikkelingen die je voorziet Ga niet voor het duurste, maar zoek een systeem wat veel al standaard heeft. Een systeem waar andere tools makkelijk op de integreren zijn, waardoor HR, de medewerker en de managers vanuit 1 portal kunnen werken en de diverse sites kunnen benaderen. 

Je hebt geen dure consultancy bureaus nodig om een goed systeem voor jou uit te zoeken en te implementeren. Want zij zullen met name die systemen bij jou voorstellen die nog nader ingericht moeten worden, wat weer allemaal consultancy uren kost. Je mensen van het werk houdt en tot de nodige frustratie van dien omdat de opzet uiteindelijk niet logisch is. Een systeem moet zo makkelijk zijn, dat het HR team dit zelf goed kan inrichten en ook jaarlijks eenvoudig kan aanpassen aan nieuwe loonschalen en gewijzigde wetgeving. Waar nieuwe afdelingen of business units eenvoudig kunnen worden toegevoegd en waar je logische rapportage en organogrammen uit kunt halen. 

Heb je alleen een vestiging in Nederland en geen plannen voor internationale expansie, dan is een Nederlands systeem heel goed. Bijvoorbeeld AFAS of Cobra. Een goede flexibele nieuwe speler is bijvoorbeeld Personio voor internationaal opererende organisaties of als je rekening wilt houden met je buiteland ambities voor je organisatie.

Moderne HR systemen hebben ook veel AI (Artificial intelligence) mogelijkheden. Hierdoor wordt het makkelijker je sturingsinformatie te gebruiken en aan te passen. AI is een krachtig tool om je in al je processen te ondersteunen en maakt het werk makkelijker en sneller. Let wel op! Werken met AI is meer dan een paar vragen stellen aan een chatbox. Integriteit is heel erg belangrijk en regels over het gebruik hiervan binnen de organisatie dienen goed te worden vastgelegd. Het europeesche parlement heeft een AI act vastgelegd en deze zal ook in Nederland worden uitgerold. Op de site van de digitale overheid is daar meer over te vinden . https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/nieuwe-technologieen-data-en-ethiek/artificiele-intelligentie-ai/ai-verordening/

Applicant tracking system ofwel recruitment systeem

Als het recruitment proces goed is verlopen dan is dit afgesloten met een geschikt aanbod wat is geaccepteerd door beide partijen. De applicant journey, zoals hiervoor geschetst is dus van cruciaal belang. Zodra het aanbod is gedaan, is het zeer belangrijk dat het aanbod ook daadwerkelijk diezelfde middag schriftelijk wordt bevestigd en dat de toekomstige medewerker het contract in zijn mail heeft. Indien dit contract niet meteen getekend weer terug wordt ontvangen, dan is het zaak om meteen de volgende dag te bellen en te vragen of er nog onduidelijkheden, vragen of twijfels zijn en of je kan helpen enige zaken te verduidelijken. Als je een goede ATS hebt is het aanbod, schriftelijk gewerkt in het arbeidscontract template wat is ingevoerd en verzonden en als de ATS is verbonden met HR systeem, dan is het contract uit het HR systeem verzonden. De toekomstige medewerker kan zelf zijn gegevens in het systeem zetten en zijn paspoort of identiteitskaart uploaden. Rekeningnummer invoeren voor het ontvangen van salaris en de loonbelastingformulieren downloaden en invoeren. Dit vergemakkelijkt het administratieve proces en de toekomstige medewerker heeft al meteen zijn eigen medewerkers portal. Zodra het contract door beide partijen is ondertekend, kan het systeem het toekomstige company e-mail adres genereren of dmv van een workflow wordt dit gedaan door de IT afdeling. 

Learning Management Systeem LMS

Een goed HR systeem heeft ook een mogelijkheid om opleidingen en aanvragen tot opleidingen en trainingen vast te leggen. De behaalde diploma's en certificaten worden dan meteen opgeslagen in het dossier van de medewerker. Zo is dit altijd up to date en  heeft ook de medewerker alles bij elkaar. Een apart LMS is dus niet altijd nodig. Het ligt er dus maar aan of je bij de aankoop van je HR systeem al een ontwikkel module hebt gekocht. Waar performance management en ontwikkelplannen worden opgeslagen en waar meteen actie kan worden ondernomen om te verwijzen naar een gewenste training. Een LMS is niets anders dan een platform waar alles bij elkaar komt, van pre-boarding, onboarding, loopbaan tot off boarding en het LMS moet  ook kunnen linken met bijvoorbeeld e-learning systemen van externe providers, maar waar je ook eigen trainingen in kan maken en kan plannen. 

Employee Surveys en Medewerkers Forum 

Op de pagina Employer Branding ben ik al wat uitgebreider ingegaan op employee engagement surveys. Een goed HR systeem kan integreren met de survey tool van de externe providers middels een api. Maar kan bijvoorbeeld ook de mogelijkheid bevatten om short surveys uit te zetten of polls. Dit kan bijvoorbeeld bij een systeem als HiBob. Maar je kan natuurlijk ook een poll uitzetten over bepaalde onderwerpen via Survey Monkey, Teams, Sharepoint of Forms. 

Als je HR tool the place to go is voor alle people related communicatie, dan is dit ook de startpagina voor iedere medewerker die voor je werkt. Dan kunnen medewerkers hun vragen delen of je kan events aanmaken. Zo voelt iedereen zich nog meer betrokken en is het ook logisch om in het systeem je loopbaan paden en ambities bij te houden. 

Payroll

Dit is the tricky part. Een HR systeem is niet altijd een payroll systeem. Het linkt niet altijd met de applicatie van de externe payroll provider. Dus is het super belangrijk dat je met je salarisadministrateur kijkt of dit goed is te integreren en dat je niet maandelijks met allemaal rapporten heen en weer moet schuiven. Geloof een leverancier niet op zijn blauwe ogen als ze je vertellen dat dit wel goed zit en eenvoudig geregeld kan worden. de externe partijen moeten hier hun expertise over kunnen geven en ook IT moet hier bij betrokken worden. Omdat Privacy super belangrijk is, mag niets unbeveiligd heen en weer gemails worden. Alle rapporten mogen slechts in een beveiligde omgeving worden gezet. Efficiency maakt dat het zeer belangrijk is om dit goed te onderzoeken. SD Worx werkt in Nederland met Cobra en AFAS en AFAS is ook in staat om de gegevens die aan de voorkant in het HR platform worden gezet, te gebruiken in de payroll applicatie. 

Bij Internationale organisaties, hiermee bedoel ik organisaties die ook entiteiten in het buitenland hebben met personeel, is een internationaal opererend HR systeem belangrijk. Een systeem waar je alle mensen uit je organisatie in kan zetten. Van alle landen. Een systeem wat ingericht is of ingericht kan worden met de specificaties van alle arbeids- en sociale wetgeving van dat specifieke land. Niet alleen de specifieke munteenheid, maar bijvoorbeeld ook de Nationale feestdagen  van dat land. Welke pensioenrechten iemand heeft of hoe het ziektestelsel werkt. 

Shares

In mijn artikel over iedereen aandeelhouder, heb ik al een opmerking gemaakt dat het niet eenvoudig is om equity rechten te administreren. Er zijn echter leverancier https://sharecouncil.co The sharecouncil is zo'n platform. 

Als je dit allemaal in 1 systeem hebt, hoef je niet uit 8 verschillende systemen allemaal rapportjes bij elkaar te knopen en dit weer comprimeren in een management rapportage. Dit scheelt tijd en frustratie en dan kan je je bezig houden met wat echt belangrijk is. De administratie en systemen zijn hygiëne, dat moet gewoon goed zijn. Oh ja en een goed ingericht systeem is dus eigenlijk veel goedkoper dan al die mensen die zich bezig  moeten houden met allerlei administratie dingen.   Je kan dus met minder mensen toe als je het goed voor elkaar hebt. 

Maar let op! Tools zijn niet de oplossing. People management betekent gewoon menselijke aandacht, daar kan geen tool tegenop. 

Vertrouwen

Vertrouwen beïnvloed ons dag en nacht, 365 dagen per jaar. Het is belangrijk voor elke relatie die je hebt, in elke vorm van communicatie, op je werk, bij een project, bij het succes van een onderneming en de mate waarin we ons betrokken voelen. Vertrouwen is belangrijk voor iedereen en essentieel voor het goed kunnen uitvoeren van je werk.

Zonder vertrouwen kan ik niet werken. Je huurt mij in om een bepaald resultaat op te leveren. Je huurt mij in omdat ik de kennis en de expertise heb om de opdracht goed te kunnen vervullen. Ik kan er dus heel erg slecht tegen als je mijn advies dan in twijfel trekt en er nog een expert bij haalt om jou te vertellen dat wat ik je heb geadviseerd echt wel klopt. Het is me een keer overkomen en dat heeft meteen geresulteerd in het opzeggen van mijn baan.

Andersom , ik moet jou kunnen vertrouwen op dat wat je zegt ook de waarheid is of als je me iets beloofd, dat je die belofte ook waar maakt. Dat het niet alleen maar schone schijn is en dat je er niets van meent.

Ik moet er op kunnen vertrouwen dat als ik mijn medewerkers een opdracht geef, dat die opdracht opgeleverd wordt en zodra blijkt dat dit niet lukt dat ze naar me toekomen om te vertellen dat het niet lukt, waarom het niet lukt en dat ze me dan ook vertellen wat ze nodig hebben om wel te slagen. Zij moeten er op kunnen vertrouwen dat ik niet boos of ongeduldig wordt, maar dat we er samen wel een oplossing voor vinden. Zij mogen dan ook van mij verwachten dat als er iets fout gaat dat ik ze de hand boven het hoofd hou. Fouten mag je maken, van fouten leer je. De volgende keer doe je het gewoon beter, want van niets leer je zoveel als van het maken van fouten. Het is heerlijk als het leiderschap dit ook hard op zegt en meent.  Niet liegen om je fouten te verbergen, want dat maakt het alleen maar erger en het lost niets op. We krijgen dan de kans niet om het op te lossen. Wees dus transparant.

Ik ben verantwoordelijk voor mijn team, dus ik ga niet fingerpointen als iemand in mijn team wat fout doet. Ik ben daar net zo goed verantwoordelijk voor. Je valt elkaar niet af.  Dat niet iedereen er zo instaat dat is me ook al een paar keer ongemakkelijk duidelijk geworden. Teleurstellend, maar het weerhoudt me er niet van om me aan mijn principes te houden. Vertrouwen kan je leren.

Sommige mensen gaan alleen uit van het slechte en wantrouwen iedereen. Er zijn vele spreekwoorden die daar blijk van geven, zoals: Zoals de waard is, vertrouwd hij zijn gasten. Lekkere cultuur heb je dan. Als je zelf niet zuiver van de graad bent, dan behandel je je medewerkers blijkbaar ook zo. Dat zegt nogal wat van leiderschap. Dat creëert dus ook een bepaalde cultuur.

Dit wordt ook verklaard in het boek van Rutger Bregman, De meeste mensen deugen. Hoewel ik het zelf niet zo herken dat mensen meestal van het slechte uitgaan, maar de conclusies uit het boek zijn wel logisch. Bregman verklaart veel ontwikkelingen vanuit het ‘nocebo-effect', de tegenhanger van het placebo-effect. Bij een placebo-effect versterkt een positieve verwachting de werking van het medicijn of de behandeling van een patiënt. Zo zijn er onderzoeken geweest waar mensen een nepmedicijn (placebo) kregen. Dit medicijn had geen werkende stof, maar patiënten ervaarden toch positieve resultaten omdat ze dachten dat het nepmedicijn zou werken.
Bij het nocebo-effect werkt dit omgekeerd. De verwachting van een negatief effect bevordert het optreden van dat negatieve effect. Het werkt zo: wanneer een patiënt gelooft dat een medicijn niet goed zal werken, zal de werking van het medicijn minder worden. Ook kan het zijn dat wanneer patiënten de bijsluiter lezen, zij meer bijwerkingen ervaren. Bijvoorbeeld: als de bijsluiter braken als bijwerking noemt, is er een kans dat de patiënten hier sneller last van krijgen.

Bregman stelt dat ons negatieve mensbeeld (het dunne laagje beschaving dat verdwijnt als we onder druk staan, oftewel de vernis-theorie) een nocebo is. Als we geloven dat we van nature slecht zijn, gaan we elkaar zo behandelen en ons daardoor ook zo gedragen.

Cultuur maak je niet in 1 dag. Het duurt ongeveer 5 jaar om een cultuur echt te veranderen en je moet er heel bewust mee bezig zijn. Het is dus gevaarlijk om onbewust negatief te zijn en uit te gaan van wantrouwen, mensen minachten, je zelf beter voelen dan anderen, geen waardering tonen. Het kan de boel verzoeken. Het blijft dus ook hier weer heel belangrijk om goed naar jezelf te kijken. Wat doe ik, wat draag ik bij, hoe acteer ik, wat kan ik beter doen en wat waardeer ik zo in mijn collega’s?

Wat ik een heel fijn boek vind is het boek van Stephen Covey, the Speed of Trust

Stephen Covey legt uit waarom vertrouwen de kritische succesfactor is van de nieuwe economie, vertrouwen kan namelijk een keihard economisch en meetbaar managementinstrument zijn. Hij laat zien hoe u dat vertrouwen wekt en geeft, zowel aan uw medewerkers als aan uw klanten, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Door dit vertrouwen maakt uw organisatie meer snelheid, minder kosten, meer omzet en krijgen u en uw medewerkers bovendien meer energie. Aan de hand van dertien eigenschappen en vijf cirkels van vertrouwen geeft Covey een routekaart om vertrouwen op elk niveau te bereiken, te werken aan karakter en competenties, geloofwaardigheid te versterken en om leiderschap te ontwikkelen dat inspireert tot vertrouwen.